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Un bureau bien rangé est la condition préalable à une efficacité supérieure de 20 %
Selon une étude de l'Institut Fraunhofer, pas moins de 10 % du temps de travail moyen est consacré à des activités de recherche.
Qui s'étonnera alors que la plupart des managers poursuivent une « clean desk policy », c'est-à-dire qu'ils appliquent le principe du « bureau vide ». Cela permet de gagner du temps.
La réalité de la vie ne se plie cependant pas toujours aussi vite aux bonnes résolutions
De nombreux employés de bureau ont le plus grand mal à garder leur bureau en ordre.
En un rien de temps, ils se retrouvent à nouveau à moitié cachés derrière des montagnes de papier et de fournitures de bureau.
Vers une politique de Clean Desk en 5 étapes
Les cinq étapes suivantes ont pour but de t'aider à prendre le train d'un bureau durablement rangé.
Diese Schritte wurden durch den bekannten deutschen Effizienzexperten Jürgen Kurz (www.buero-kaizen.de) entwickelt, unter dem Motto “Büro-Kaizen – 20% mehr Effizienz im Unternehmen“.
Étape 1
Utilise exclusivement un seul bac de réception pour tous les courriers et documents entrants de la journée !
C'est là que doivent aller tous les papiers de travail, documents, projets et courriers.
Retire tous les autres récipients de ta table de travail.
Et passe un accord avec toi-même pour jeter immédiatement tout le matériel non essentiel que tu as « stocké temporairement » ici ou là jusqu'à présent.
Ce qui est important atterrit dans ta « boîte de réception ».
Étape 2
Prends un trieur (chemise de classement) numéroté de 1 à 31.
Attribue un numéro à chacun de tes projets et classe les pièces jointes correspondantes sous ces numéros.
Crée maintenant une table des matières de tous les projets et place-la comme première page dans ton trieur.
Note dans ton agenda les dates de traitement de chaque projet. Ajoute le numéro du projet.
De cette façon, tu détermines quand tu prévois de traiter quel projet, tu accèdes facilement aux pièces jointes correspondantes grâce aux numéros de projet et tu te crées ainsi un outil clair pour le traitement de tous tes projets.
Planifie la mise en œuvre de ces cinq étapes dans ton agenda et accorde-toi quelques heures pour cela. Celles-ci te seront bénéfiques à bien des égards grâce à l'efficacité de travail accrue que tu t'offres avec ce changement.
Étape 3
Procure-toi un porte-vues avec plusieurs pochettes transparentes.
Classes-y toutes les informations dont tu as régulièrement besoin, comme les listes de téléphones, les adresses importantes, les numéros de compte que tu utilises souvent, etc.
Attention : la table des matières que tu crées doit être insérée comme première page de ton porte-vues.
Place ensuite ton porte-vues tout en haut de ton caisson à tiroirs pour l'avoir toujours à portée de main.
Étape 4
Place tous les autres documents, tels que les impressions et les magazines que tu souhaites lire occasionnellement, sur une pile séparée, de préférence dans un buffet ou une armoire.
Attention : la hauteur de cette pile est limitée par l'étagère supérieure, soit environ 40 cm. Dès que cette hauteur est atteinte, retire les 10 cm du bas et jette-les.
Étape 5
Pose tout le petit matériel de bureau comme les stylos, ciseaux, perforatrices, agrafeuses, etc. devant toi sur le plan de travail.
Retire de cette collection tous les objets que tu utilises réellement dans ton quotidien professionnel.
Et demande-toi de combien de stylos à bille, de tubes de colle, de gommes et autres tu as réellement besoin.
Donne le reste superflu.
Tout ce que tu souhaites encore garder, place-le soigneusement dans un tiroir bien organisé.
Même après leur utilisation, veille à ce que les objets retournent systématiquement à leur nouvelle place.
De cette façon, ta table de travail reste rangée et en grande partie vide. Tu te crées ainsi des conditions pratiques optimales pour ton quotidien professionnel.
Éliminer l'esprit tranquille
Si tu as un doute sur le fait d'avoir besoin de certains documents à l'avenir, conserve-les dans une boîte d'archives ou dans un carton dans l'armoire.
Si tu n'as pas ouvert la boîte au bout d'un an, tu peux éliminer les documents qu'elle contient l'esprit tranquille.
Si le thème de l'ergonomie au bureau ou en télétravail t'intéresse et que tu souhaites approfondir le sujet, je te recommande mon livre « Wellness im Büro ». Associé à des dessins humoristiques, j'y partage 50+1 conseils pour faire de ton bureau un petit paradis.
50+1 conseils pour faire du bureau un petit paradis
