Opmerking: sommige producten kunnen met een affiliate-link worden weergegeven - waarvoor we een commissie ontvangen - zonder dat dit voor jou extra kosten met zich meebrengt.
Een opgeruimd bureau is de voorwaarde voor 20% hogere efficiëntie
Uit een onderzoek van het Fraunhofer-Institut blijkt dat maar liefst 10% van de gemiddelde werktijd wordt besteed aan zoekactiviteiten.
Wie kan zich dan verbazen dat de meeste managers een „clean desk policy” volgen, oftewel volgens het principe van het „lege bureau” handelen. Daarmee bespaar je tijd.
De realiteit van het leven volgt goede voornemens helaas vaak niet zo snel
Veel kantoormedewerkers hebben enorme moeite om hun bureau op orde te houden.
In korte tijd verdwijnen ze opnieuw half verscholen achter bergen papier en kantoorspullen.
Naar een Clean Desk-beleid in 5 stappen
De volgende vijf stappen willen je helpen om op de trein naar een blijvend opgeruimd bureau te springen.
Deze stappen zijn ontwikkeld door de bekende Duitse efficiëntie-expert Jürgen Kurz (www.buero-kaizen.de) onder het motto “Büro-Kaizen – 20% mehr Effizienz im Unternehmen“.
Stap 1
Gebruik uitsluitend één opvangbak voor alle binnenkomende zaken van de dag!
Daarin horen alle werkpapieren, documenten, projecten en poststukken thuis.
Verwijder alle andere bakjes van je werktafel.
En maak met jezelf de afspraak om al het onbelangrijke materiaal direct weg te gooien dat je tot nu toe hier of daar hebt "tijdelijk opgeslagen".
Wat belangrijk is, belandt in je „Inbox”.
Stap 2
Neem een teruglegmap (sorteringsmap) met de nummers 1-31.
Geef elk van je projecten een nummer en leg de bijbehorende bijlagen onder die nummers.
Maak nu een inhoudsopgave van alle projecten en leg deze als eerste pagina in je map.
Noteer in je agenda afspraken voor de behandeling van elk project. Voeg het projectnummer toe.
Op deze manier bepaal je wanneer je welk project gaat behandelen, zorg je via de projectnummers eenvoudig voor toegang tot de bijbehorende bijlagen en creëer je daarmee een overzichtelijk hulpmiddel voor de verwerking van al je projecten.
Plan de uitvoering van deze vijf stappen in je agenda en gun jezelf daar een paar uur voor. Dit komt je vele malen ten goede door de verhoogde werk efficiëntie die je met deze verandering mogelijk maakt.
Stap 3
Schaf een zichtmap aan met meerdere transparante insteekhoezen.
Daarin leg je alle informatie die je regelmatig nodig hebt, zoals telefoonlijsten, belangrijke adressen, rekeningnummers die je vaak nodig hebt, enz.
Let op: de inhoudsopgave die je maakt, wordt als eerste pagina in je map ingevoegd.
Leg je map daarna bovenop je ladeblok, zodat je het altijd bij de hand hebt.
Stap 4
Alle andere documenten zoals afdrukken en tijdschriften die je af en toe wilt lezen, leg je op een aparte stapel, bij voorkeur in een dressoir of kast.
Let op: de hoogte van deze stapel wordt beperkt door het volgende opbergvlak, ongeveer 40 cm. Zodra deze hoogte is bereikt, haal je de onderste 10 cm eruit en gooi je die weg.
Stap 5
Leg alle kleine kantoorbenodigdheden zoals pennen, scharen, perforators, nietmachines enz. voor je op het werkblad.
Haal uit deze verzameling alle voorwerpen die je in de praktijk van je dagelijkse werk echt gebruikt.
En vraag jezelf af hoeveel balpennen, lijmstiften, gum en dergelijks je effectief nodig hebt.
De overbodige rest geef je weg.
Alles wat je nu nog wilt houden, plaats je netjes in een goed georganiseerde lade.
Ook na gebruik zorg je ervoor dat de dingen consequent naar de nieuwe plek teruggaan.
Op deze manier blijft je werktafel opgeruimd en grotendeels leeg. Zo creëer je voor jezelf optimale praktische voorwaarden voor je werkdag.
Met een gerust hart weggooien
Als je twijfelt of je bepaalde documenten in de toekomst nodig zult hebben, bewaar ze dan in een archiefdoos of in een kartonnen doos in de kast.
Als je de doos na een jaar niet hebt geopend, mag je de daarin aanwezige documenten met een gerust hart weggooien.
Als het onderwerp ergonomie op kantoor of thuiswerker je aanspreekt en je er dieper in geïnteresseerd bent, kan ik je mijn boek «Wellness im Büro» aanbevelen. Gecombineerd met humoristische tekeningen geef ik 50+1 Tipps door om van je kantoor een klein paradijs te maken.
50+1 Tipps, die van het kantoor een klein paradijs maken
