Table des matières
Un bureau bien rangé vous fera gagner jusqu’à 20% d’efficacité
D’après une étude allemande de l’Institut Frauenhofer, on passe 10% de son temps de travail à chercher des choses.
Cela n’étonnera pas que la plupart des managers mènent la politique du plan de travail désencombré. Il y a de l’argent à la clé.
Mais la réalité ne se laisse pas si facilement modeler par de bonnes résolutions
De nombreux employés ont toute la peine du monde à garder de l’ordre sur leur plan de travail.
En un rien de temps, ils sont entourés de piles de papiers et encombrés d’un tas de fournitures de bureau.
Un bureau propre en 5 étapes
Ce qui peut aider, c’est une approche planifiée.
Voici cinq actions qui ouvrent la voie au maintien d’un bureau dégagé et rangé. Il a été développé par Jürgen Kurz, le spécialiste allemand d’efficacité qui, avec son équipe, a déjà aidé plusieurs milliers d’entreprises et les indépendants à travailler plus efficacement.
Vous trouverez plus d’information sur (www.buero-kaizen.de).
Premier pas :
Utilisez une seule corbeille pour le courrier rentrant.
Elles ne font que renforcer la propension à collectionner.
Forcez-vous à jeter tout de suite ce qui n’est pas important.
Ce qui l’est, vous le rangerez dans votre corbeille de courrier à traiter.
Deuxième pas :
Prenez un trieur à onglets numéroté de 1 à 31.
Attribuez un numéro à chacun de vos projets, établissez-en un répertoire numéroté et glissez un index en première page de votre trieur.
Pour chaque projet, fixez un moment dans votre agenda. Insérez à l’endroit approprié de votre trieur la page-titre de chaque projet.
De la sorte, vous décidez quand vous consacrerez un moment à chacun de ceux-ci et vous disposerez d’un outil commode pour vous le rappeler.
Planifiez la mise en oeuvre de ces cinq pas dans votre agenda. Accordez-vous une heure ou deux pour le faire. Votre efficacité accrue fera que vous les aurez vite regagnées.
Troisième pas :
Prenez une chemise de présentation avec un jeu de plusieurs pochettes intercalaires.
Vous y rassemblerez toute l’information dont vous aurez besoin régulièrement : répertoire des numéros de téléphone, des adresses importantes, des numéros de compte fréquemment recherchés, etc.
Important : la première page est ici aussi une table des matières.
Rangez cet outil à portée de main, tout au-dessus dans votre caisson à tiroirs.
Quatrième pas :
Tous les autres documents, comme les revues, les documents que vous avez imprimés, rangez-les sur un tas séparé, de préférence dans une armoire.
Important : la hauteur de ce tas est limitée par la hauteur du casier, qui fait plus ou moins 40 cm. Dès que le tas a atteint cette limite, vous jetterez les 10 cm restés à la base du tas de documents.
Cinquième pas :
Rassemblez toutes vos fournitures de bureau comme vos ciseaux, crayons, agrafeuses, perforateurs, etc. sur votre plan de travail.
Sélectionnez les objets que vous utilisez tous les jours ou souvent.
Distribuez tout le reste.
Rangez votre sélection dans un tiroir bien organisé.
Et remettez systématiquement chaque objet à sa place après l’avoir utilisé.
Comme ça, vous aurez d’office un plan de travail dégagé.
Jeter consciencieusement
Si vous avez une hésitation quant à la nécessité de conserver certains documents, mettez-les dans un carton que vous déposerez dans une armoire.
Si vous ne l’avez pas ouvert après un an, vous pourrez les jeter sans remords.
Si le thème de l’ergonomie au bureau ou au domicile vous interpelle et que vous souhaitez l’approfondir, je vous recommande mon livre « Bien-être au bureau ». Associé à des dessins humoristiques, je vous transmets 50+1 conseils pour transformer votre espace-bureau en un coin de paradis.
50+1 conseils pour transformer votre espace-bureau en un coin de paradis
