Table of Contents
Een opgeruimd bureau levert 20% meer efficiëntie op
Volgens een studie van het Duitse Frauenhofer-instituut wordt er 10% van de gemiddelde werktijd alleen maar gezocht.
Geen wonder dat de meeste managers een ‘clean desk’ politiek voeren. Daar is geld mee te verdienen.
Maar de realiteit buigt niet zo snel voor een goed voornemen
Vele kantoorwerkers hebben alle moeite van de wereld om hun bureau ordelijk te houden.
Binnen de kortste keren zitten ze opnieuw tussen een berg papieren en kantoorbenodigdheden.
Naar een clean desk policy in 5 stappen
Ben je zo iemand? Pas dan dit eenvoudige vijf stappensysteem toe.
Het werd ontwikkeld door Jürgen Kurz, de Duitse opruimspecialist die met zijn team al vele duizenden bedrijven en zelfstandigen efficiënter heeft leren werken.
Meer info vind je op (www.buero-kaizen.de).
Stap 1
Gebruik één “Inbox”.
Verwijder alle andere brievenbakken.
Die versterken alleen maar de neiging om veel te verzamelen.
Verplicht jezelf ertoe om onbelangrijke dingen meteen weg te gooien.
Wat belangrijk is, leg je in “Inbox”.
Stap 2
Neem een sorteermap, met de nummers 1-31.
Geef elk van je projecten een nummer, maak een inhoudsopgave van de projecten met hun nummers en plaats die als eerste pagina in de map.
Geef elk project een afspraak in je agenda.
Plaats de projectpagina op de overeenkomstige plaats in de sorteermap.
Zo leg je vast wanneer je aan welk project gaat werken en heb je een eenvoudig instrument om dat te onthouden.
Stap 3
Neem een presentatiemap/showalbum met meerdere hoezen.
Daarin verzamel je alle info die je op regelmatige basis nodig hebt: telefoonlijsten, belangrijke adressen, rekeningnummers die vaak worden aangevraagd, etc.
Belangrijk: Ook hier is de eerste pagina de inhoudsopgave.
Plaats dit boek bovenaan je ladeblok zodat het altijd binnen handbereik is.
Stap 4
Alle andere documenten, zoals tijdschriften en de documenten die je hebt geprint, leg je op een aparte stapel, bij voorkeur in een kast.
Belangrijk: De hoogte van deze ene stapel is beperkt door de legplank erboven, i.e. ongeveer 40 cm. Zodra de stapel tot daar is aangegroeid, gooi je de onderste 10 cm weg.
Stap 5
Leg alle kantoorartikelen zoals scharen, potloden, nietmachines, stoten, enz. op je werktafel.
Neem daaruit de dingen die je in de praktijk dagelijks/veel gebruikt.
Geef al de rest weg.
Berg nu alles netjes op in je la.
En zet de dingen na gebruik consequent op hun plaats terug.
Zo hou je vanzelf een leeg bureau over.
Weggooien met een gerust geweten
Als je eraan twijfelt of je bepaalde documenten nog nodig hebt, plaats ze in een kartonnen doos in een kast.
Als je ze na één jaar niet hebt aangeraakt, kan je ze met een gerust hart weggooien.
Als het onderwerp ergonomie op kantoor of thuiskantoor je aanspreekt en je je er meer in wilt verdiepen, kan ik je mijn boek “Wellness op het werk” aanraden. Gecombineerd met humoristische tekeningen geef ik 50+1 tips om van jouw kantoor een paradijsje te maken.
