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Ein aufgeräumter Schreibtisch bildet die Voraussetzung für 20% höhere Effizienz
Einer Untersuchung des Fraunhofer-Instituts zufolge werden ganze 10% der durchschnittlichen Arbeitszeit für Suchaktivitäten aufgewandt.
Wen wundert es da, dass die meisten Manager eine „clean desk policy“ verfolgen, zu Deutsch, nach dem Prinzip des „leeren Schreibtischs“ verfahren. Damit lässt sich Zeit einsparen.
Die Lebensrealität fügt sich den guten Vorsätzen allerdings oft nicht so schnell
Viele Büroarbeiter haben die allergrößte Mühe, ihren Schreibtisch in Ordnung zu halten.
Innerhalb kürzester Zeit sitzen sie aufs Neue halb versteckt hinter Bergen von Papier und Büroutensilien.
Zu einer Clean Desk Politik in 5 Schritten
Die folgenden fünf Schritte möchten Ihnen dabei helfen, auf den Zug zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch aufzuspringen.
Diese Schritte wurden durch den bekannten deutschen Effizienzexperten Jürgen Kurz (www.buero-kaizen.de) entwickelt, unter dem Motto “Büro-Kaizen – 20% mehr Effizienz im Unternehmen“.
Schritt 1
Verwenden Sie ausschließlich einen Aufnahmebehälter für sämtliche Eingänge des Tages!
In diesen gehören alle Arbeitspapiere, Dokumente, Projekte und Postsachen.
Alle anderen Behältnisse entfernen Sie von Ihrem Arbeitstisch.
Und schließen Sie mit sich selbst die Vereinbarung, alles unwesentliche Material sofort wegzuwerfen, welches Sie bisher hier oder dort „zwischengelagert“ haben.
Was wichtig ist, landet in Ihrer „Inbox“.
Schritt 2
Nehmen Sie eine Wiedervorlagemappe (Sortiermappe) mit den Nummern 1-31.
Geben Sie jedem Ihrer Projekte eine Nummer und legen Sie die zugehörigen Anlagen unter den Nummern ab.
Erstellen Sie nun ein Inhaltsverzeichnis aller Projekte und legen dieses als erste Seite in Ihre Mappe.
Vermerken Sie in Ihrer Agenda Termine zur Bearbeitung eines jeden Projekts. Fügen Sie die Projektnummer hinzu.
Auf diese Weise legen Sie fest, wann Sie welches Projekt zur Bearbeitung vorsehen, sichern anhand der Projektnummern unkompliziert den Zugang zu den jeweils zugehörigen Anlagen und schaffen sich damit ein übersichtliches Instrument für die Bearbeitung all Ihrer Projekte.
Planen Sie die Umsetzung dieser fünf Schritte in Ihrer Agenda und geben Sie sich dafür ein paar Stunden Zeit. Diese werden Ihnen um ein Vielfaches zugutekommen durch die erhöhte Arbeitseffizienz, die Sie sich mit dieser Umstellung ermöglichen.
Schritt 3
Beschaffen Sie sich ein Sichtbuch mit mehreren Klarsichthüllen.
In diesem legen Sie alle Informationen ab, die Sie regelmäßig benötigen wie Telefonlisten, wichtige Adressen, Kontonummern, die Sie häufig benötigen uvm.
Beachten Sie: Das Inhaltsverzeichnis, das Sie erstellen, wird als erste Seite in Ihr Buch eingefügt.
Legen Sie Ihr Buch anschließend zuoberst auf Ihren Schubladenblock, damit Sie es jederzeit griffbereit haben.
Schritt 4
Alle anderen Dokumente wie Ausdrucke und Zeitschriften, die Sie gelegentlich lesen wollen, legen Sie auf einen separaten Stapel, am besten in einem Sideboard oder Schrank.
Beachten Sie: Die Höhe dieses Stapels wird begrenzt durch die nächsthöhere Ablagefläche, ungefähr 40 cm. Sobald diese Höhe erreicht ist, nehmen Sie die untersten 10 cm heraus und werfen diese weg.
Schritt 5
Legen Sie alles kleinteilige Büromaterial wie Stifte, Scheren, Locher, Hefter usw. vor sich auf die Arbeitsplatte.
Entnehmen Sie dieser Sammlung alle Gegenstände, die Sie in der Praxis Ihres Arbeitsalltags wirklich verwenden.
Und fragen Sie sich, wie viele Kugelschreiber, Klebstofftuben, Radiergummis und dergleichen Sie effektiv benötigen.
Den überflüssigen Rest geben Sie weg.
Alles, was Sie nun noch behalten wollen, platzieren Sie fein säuberlich in einer gut organisierten Schublade.
Auch nach ihrer Verwendung sorgen Sie dafür, dass die Dinge konsequent auf den neuen Platz zurückwandern.
Auf diese Weise bleibt Ihr Arbeitstisch aufgeräumt und weitgehend leer. Damit schaffen Sie sich selbst optimal praktische Voraussetzungen für Ihren Arbeitsalltag.
Mit gutem Gewissen Entsorgen
Sollten Sie unsicher sein, ob Sie bestimmte Dokumente in Zukunft benötigen werden, so verwahren Sie diese in einer Archivbox oder in einem Karton im Schrank.
Haben Sie nach einem Jahr die Box nicht geöffnet, so dürfen Sie die darin enthaltenen Unterlagen mit gutem Gewissen entsorgen.
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50+1 Tipps, die aus dem Büro ein kleines Paradies machen
