Ik had vroeger een vrij ongewone hobby: zweefvliegen. Ik herinner me nog goed dat ik voor de start telkens dezelfde controlelijst moest doorlopen. Ik vinkte altijd dezelfde punten af. Maar die procedure was essentieel om een probleemloze vlucht te garanderen. Ik kon bijvoorbeeld onmogelijk met een verkeerd ingestelde hoogtemeter vertrekken.
Omdat ze de veiligheid verhogen zijn dergelijke checklists in de luchtvaart niet weg te denken. Je vindt ze ook terug op veel werkplekken. En ook privé worden ze vaak gebruikt.
Waarom? Wat zijn de voordelen?
- ze zijn zeer geschikt voor terugkerende taken
- ze maken werkprocessen helder en duidelijk
- ze zorgen ervoor dat geen enkele stap over het hoofd wordt gezien
- ze verminderen het aantal fouten
- ze helpen om gestructureerd te werken
- ze besparen tijd
- ze garanderen een gedefinieerde kwaliteit
- ze documenteren hoe iets gedaan wordt
- ze laten toe om het werk te laten uitvoeren door vervangers
- ze zijn ideaal voor het trainen van nieuwe werknemers
- ze zijn geschikt voor taken die niet vaak uitgevoerd worden
Checklists bewijzen op vele vlakken hun nut. Als je je koffers pakt, doen ze je eraan denken om ook je tandenborstel mee te nemen; als je een vergadering voorbereidt, zorgen ze ervoor dat je niets vergeet klaar te zetten; en zelfs bij belangrijke beslissingen — je doet een grote investering — verplichten ze je om na te gaan of aan alle criteria is voldaan.
Soms is het nuttig om een checklist te maken onder de vorm van een video en van schermafbeeldingen en gesproken tekst.
Archiveer checklists in een gedeelde map waar iedereen toegang heeft, of digitaal bijvoorbeeld op Evernote of OneNote.
Hou een checklist altijd up-todate.
Als het onderwerp ergonomie op kantoor of thuiskantoor je aanspreekt en je je er meer in wilt verdiepen, kan ik je mijn boek “Wellness op het werk” aanraden. Gecombineerd met humoristische tekeningen geef ik 50+1 tips om van jouw kantoor een paradijsje te maken.
